Come archiviare i documenti e i contratti dei dipendenti?

Archiviare documenti e contratti di dipendenti e collaboratori sembra un’impresa impossibile. Ci sono aziende che si affidano al metodo cartaceo, generando una mole di fogli che con il tempo può diventare davvero difficile da gestire. Senza contare che in questi casi la possibilità di fare confusione nell’archivio è davvero elevata. Per non parlare della ricerca dei documenti! Quante volte ti è capitato di perdere tempo a cercare il contratto di un dipendente o l’attestato di partecipazione a un corso di formazione fatto molti anni prima? La gestione documenti aziendali tramite software specifici, pensati per semplificare le operazioni quotidiane del datore di lavoro, è senza dubbio la scelta migliore da fare.

Archivio digitale di contratti e documenti

L’archivio di documenti e contratti che riguardano i dipendenti di un’azienda può sfruttare numerosi vantaggi se fatta per mezzo di sistemi digitali. Oltre alla semplicità di creare archivi per ciascun dipendente e collaboratore, sono utili per riuscire a rintracciare in poche mosse il documento di cui si ha bisogno, senza inutili perdite di tempo tra mille scartoffie.

A proposito di scartoffie, la versione digitale dei documenti ti permette di ridurre la quantità di carta sulla tua scrivania e sulle mensole del tuo ufficio. L’obiettivo principale delle soluzioni digitali è quello di avere in un’unica applicazione tutto ciò che riguarda la gestione dei dipendenti, non solo documenti e contratti ma anche attestati di formazione, richieste ferie e permessi, buste paga e tanto altro. Le soluzioni più avanzate infatti sono complete di sistemi di rilevazione delle presenze, geolocalizzazione e gestione delle ore per i diversi progetti.

La condivisione con il dipendente

Le app per la gestione delle risorse umane stanno entrando a far parte della nostra quotidianità. Oggi siamo abituati ad avere numerose applicazioni nel nostro smartphone e non ci sembra più così strano utilizzarle per la gestione di attività legate puramente ad aspetti lavorativi.

Questo significa che, non solo le aziende sono più propense a utilizzare software hr per semplificare la gestione dei dipendenti ma, i lavoratori stessi accettano con più facilità l’uso di applicazioni aziendali per monitorare le attività, inviare richieste, ricevere le buste paga, accedere all’archivio documenti e molto altro.

L’obiettivo alla base è quello di avere in un’unica applicazione tutto ciò che riguarda i lavoratori e i progetti, al fine di ottimizzare la gestione e rendere le procedure più snelle. Più informazioni siamo in grado di condividere con i dipendenti e migliore sarà la gestione delle procedure. Immagina a quanto tempo è possibile risparmiare se il lavoratore riesce ad accedere in autonomia ai documenti che gli riguardano senza dover inviare una richiesta e attendere che sia il datore di lavoro a inviargli una copia del documento. Lo stesso vale per il tempo usato per l’invio dei dati all’ufficio paghe per la creazione delle buste e la conseguente consegna cartacea ai dipendenti. Questo è possibile farlo in pochi click, e a norma di legge, grazie all’uso di specifiche piattaforme.

Se sei a capo di un’azienda sai bene quanto tempo si può perdere per stare dietro alle scartoffie di dipendenti, clienti e collaboratori vari. Per questa ragione vale la pena testare soluzioni innovative e digitali che ti permettono di ottimizzare i tempi e dedicare le ore di lavoro in attività che necessitano di maggior controllo, automatizzando quelle che invece possono essere gestite facilmente in pochi clic.